Beneficios de aplicar metodologías agile a tu proyecto

La gestión de proyectos es una disciplina que ha ido cambiando y desarrollándose notablemente con el paso del tiempo. Antes de la llegada del siglo XXI, lo normal era utilizar modelos waterfall o en cascada. Estos eran de carácter lineal e implicaban realizar una tarea seguida de otra anterior.

Sin embargo, el nuevo milenio trajo la implantación masiva de software en las empresas, lo que obligó a cambiar esta perspectiva. Y es que los modelos en cascada dejaron de ser efectivos en el desarrollo de los proyectos, ya que todo cambiaba a una velocidad vertiginosa. Incluidas las necesidades de los clientes.

Este fue el marco que favoreció el desarrollo de la metodología agile, si bien es cierto que lo correcto sería hablar en plural. De hecho, en 2001 se publicó el Manifiesto Ágil, que supuso una auténtica revolución. No solo en el ámbito del software, sino del trabajo en general.

¿Qué es la metodología agile?

La metodología agile es un esquema de trabajo iterativo en el que las entregas se realizan de forma cíclica. Además, en cada una de ellas se ejecutan todas las fases del ciclo: desde la adquisición de los conocimientos necesarios para realizarla hasta su puesta en manos del destinatario, pasando por su diseño y verificación.

Esta forma de trabajar se contrapone por completo al modelo en cascada. Además, implica una entrega de valor constante y la continua recepción de feedback. Es por ello que todas las fases son dinámicas (reciben el nombre de sprints): cada vez que se finaliza un sprint, el equipo se reúne, reflexiona, analiza lo sucedido y toma medidas para mejorar.

¿Cómo funciona la metodología agile?

Para entender mejor cómo funciona la metodología agile en proyectos es necesario conocer los cuatro valores fundamentales del manifiesto al que antes hemos hecho referencia. Son estos:

● Las interacciones y los individuos están por encima de las herramientas y los procesos.
● No hay que seguir un plan fijo, sino responder a las variables y cambios que puedan surgir.
● El software funcional es más importante que la documentación exhaustiva.
● La colaboración con el cliente es fundamental.

A partir de estos cuatro valores, la metodología agile desarrolla un total de 12 principios en los que se basa su funcionamiento. Vamos a verlos:

1. La satisfacción de los clientes se consigue mediante la entrega continua.
2. Nunca se debe tener miedo a ejecutar cambios.
3. Hay que entregar el producto funcional en la menor escala de tiempo posible.
4. Es necesario trabajar en torno a personas motivadas.
5. Los desarrolladores y directores trabajan juntos.
6. La comunicación más eficiente y efectiva es la que se realiza cara a cara.
7. La principal medida de progreso es un producto que funciona.
8. La metodología Agile promueve el desarrollo sostenible.
9. La simplicidad es básica para la gestión del proyecto.
10. Hay que prestar atención continua al diseño y a la excelencia técnica para mejorar la agilidad.
11. Hace falta vigilar el desarrollo constantemente y saber adaptarse a los imprevistos.
12. La inversión en mejoras se traduce en equipos que se autoorganizan mejor.

Conviene recordar que, originalmente, la metodología agile se creó pensando en el desarrollo de proyectos de software. Sin embargo, en la actualidad se aplica en proyectos de casi cualquier otro tipo.

¿Cómo implementar la metodología agile?

En primer lugar, hay que sortear los posibles obstáculos inherentes a la propia estructura de la organización. Por ejemplo, cambiando la cultura empresarial hacia una en la que las personas sean el eje central. En este sentido, hay que buscar a quienes se muestren más proactivos para liderar el cambio.

Por su parte, resulta imprescindible eliminar cualquier atisbo de mentalidad en cascada y establecer roles claros. En caso contrario, será muy difícil que los equipos puedan autoorganizarse y rendir según los objetivos marcados.

Una vez que se haya conseguido todo esto, es posible implementar la metodología agile en el seno de la organización siguiendo estos pasos:

1. Fijar el objetivo: el primer paso consiste en encontrar la necesidad comercial que el proyecto quiere satisfacer. Para ello, resulta muy útil celebrar una reunión estratégica en la que se defina qué producto se quiere desarrollar, a quién está dirigido y qué puede hacer la organización, así como cuáles serán sus beneficios y en qué se diferenciará de las alternativas ofrecidas por la competencia. En esta reunión han de estar todas las partes interesadas.
2. Elaborar una hoja de ruta: su propósito es identificar todas las tareas que serán necesarias para alcanzar el objetivo y, después, priorizarlas y calcular en cuánto tiempo pueden ser realizadas por el equipo. Eso sí, no será un documento inquebrantable, ya que las necesidades de los clientes y de los proyectos en sí pueden hacer que resulte necesario modificarla.
3. Redactar un cronograma: como ya hemos comentado, parte del éxito de la metodología agile se basa en la realización constante de entregas al cliente y en la recepción de feedback por su parte. Dentro de este cronograma deben fijarse las fechas de los lanzamientos, es decir, de dichas entregas, las cuales deben incluir entre 3 y 5 sprints.
4. Planificar los sprints: es decir, los ciclos cortos de desarrollo del proyecto mediante objetivos concretos. Para ello, es necesario crear listas de tareas pendientes que el equipo pueda llevar a cabo en un lapso corto de tiempo (su concreción es fundamental). Antes de abordar cada uno de estos sprints es indispensable celebrar una reunión.
5. Celebrar reuniones diarias: tienen por objetivo que todos los integrantes del equipo estén al día de lo que están realizando los demás. De este modo, no existirá el riesgo de que se ‘pisen’ las tareas ni de que aparezcan obstáculos para el trabajo individual. No hace falta que duren más de 10 o 15 minutos y en ellas se debe hablar de lo que se hizo ayer, de lo que se hará hoy y de los problemas que han aparecido.
6. Revisar los sprints: una vez obtenido el feedback de los miembros del equipo a través de dichas reuniones, llega el momento de analizar cómo se han ejecutado los sprints. Especialmente, una vez conocida la opinión del cliente.
7. Definir el siguiente paso: como veremos más adelante, una de las ventajas de la metodología agile es su capacidad de adaptación. Por tanto, los equipos siempre están preparados para afrontar la siguiente tarea dinámica bajo la tutela del project manager que lo lidere.

Como habrás podido comprobar, la implementación de la metodología agile en proyectos se hace desde lo ‘macro’ hacia lo ‘micro’, es decir, desde lo más general a lo más concreto.

Beneficios de la metodología agile

Basta con decir que más del 70% de las organizaciones a nivel mundial la emplean de un modo u otro para darnos cuenta de que resulta muy útil para las empresas. Además, quienes la ponen en práctica tienen un 28% más de probabilidades de tener éxito que las que no. Este dato es posible gracias a que la metodología ágil en la gestión de proyectos reporta todos estos beneficios.

Mayor adaptación al proyecto

La razón principal por la que se conoce como ‘metodología ágil’ es que brinda la posibilidad de cambiar de estrategia de forma rápida y sencilla sin que eso implique interrumpir el desarrollo del proyecto. Es decir, favorece que el equipo se adapte a sus necesidades sin dejar de producir ni un solo instante.

Esta capacidad de adaptación es la que ha marcado el éxito de la metodología agile frente al modelo en cascada, en el cual modificar las estrategias a menudo significaba cambiar por completo la hoja de ruta a seguir.

Mayor control del proyecto

Como dijimos anteriormente, la comunicación es clave para el desarrollo de la metodología agile. Esto brinda la posibilidad a los project managers de mantener unas altas cotas de control sobre el proceso y, por tanto, de tomar decisiones adecuadas en los momentos precisos. Eso sí, la transparencia es de vital importancia.

Priorización de tareas

Otra ventaja importante de la metodología ágil es que los equipos de trabajo siempre saben qué deben hacer primero, ya que se trata de un sistema enfocado en satisfacer las necesidades de los clientes a partir de su feedback.

Reducción de riesgos

Al trabajar de forma continua, el nivel de fallos cometidos por los equipos es prácticamente despreciable. Y, en caso de que se cometa alguno, es posible actuar de forma inmediata para subsanarlo.

Además, esta forma de trabajar implica que, aunque algo no salga tal y como se planeó en un principio, parte de la tarea se pueda rescatar y usar en el futuro. Por tanto, no habrá sido tiempo perdido.

Diferencia entre metodología agile y scrum

Al comienzo de este artículo dijimos que, realmente, lo correcto sería hablar de ‘metodologías ágiles’, ya que con el paso del tiempo se han desarrollado muchas submetodologías con base en ella y con el propósito de adaptarse a las necesidades de cada tipo de producto y organización. Es el caso, por ejemplo, de Kanban, AFP (Marco de Proyecto Adaptativo), XPM (Gestión Extrema de Proyectos) o scrum, que es la que aquí nos ocupa.

Scrum es un subconjunto dentro de la metodología agile que se caracteriza por su sencillez y flexibilidad. De hecho, no puede definirse como una técnica, sino como un marco simple que permite abordar problemas complejos y realizar entregas de producto de alto valor.

En este sentido, scrum es especialmente útil a la hora de trabajar con equipos pequeños. Dentro de ellos se establece la figura del Scrum Master, que es su único líder y que tiene la tarea de eliminar los obstáculos que dificultan a los demás hacer frente a sus tareas diarias. También conlleva la celebración de reuniones al comienzo de cada jornada laboral.

Por tanto, mientras la metodología agile es un marco general que puede aplicarse a todo tipo de proyectos empresariales, scrum es una forma concreta de aplicarla en circunstancias muy particulares. Por ello, nunca se deben confundir, a pesar de que estén relacionadas.

Estamos seguros de que, a partir de ahora, serás capaz de hacerlo y de poner en valor todo lo que esta forma de trabajar ofrece para cualquier organización, especialmente para las startups y aquellas que están más centradas en el sector tecnológico y el marketing. En este sentido, si eres un emprendedor, a través de Santander X podemos echarte una mano en el desarrollo de tu proyecto conectándote con otras empresas y ofreciéndote la ayuda que necesitas. ¿A qué esperas?