¿Qué son las macros de Excel y cómo habilitarlas?

Microsoft Excel es, sin duda, uno de los programas ofimáticos más útiles que podemos encontrar en nuestro escritorio, con el que podemos realizar tareas extremadamente complejas a través de su interfaz de usuario. El problema está en que, muchas veces, repetir una y otra vez estas acciones complejas requiere un esfuerzo y un tiempo del que no disponemos. Por suerte, Microsoft pensó en ello hace tiempo y, por eso, creó la función macros en Excel.

Pero ¿qué son las macros en Excel y cómo se hacen? Te respondemos a continuación. ¡Presta atención!

¿Qué son las macros en Excel?

Las macros de Excel son automatismos que puedes crear de forma personalizada. Su objetivo es que puedas ejecutar un conjunto de acciones complejas con solo pulsar un atajo de teclado que tú mismo hayas configurado.

En concreto, al crear macros en Excel lo que solicitas al programa es que registre y grabe las pulsaciones sobre el teclado y los clics realizados con el ratón durante un período determinado de tiempo. Después, tendrás que asignarle un atajo de teclado (por ejemplo, CTRL + Ñ). Cuando lo pulses, ese conjunto de acciones se llevará a cabo sobre la celda o conjunto de celdas seleccionadas.

Como te puedes imaginar, esta función ofrece varias ventajas a la hora de realizar tu trabajo:

• Reducción drástica de la tasa de errores. El proceso se lleva a cabo siempre del mismo modo y no hay posibilidad de que se produzca un fallo humano.
• Disminución del tiempo que empleas en realizar cada tarea. Esto se debe a que no tendrás que repetir la combinación de teclas una y otra vez. Puede que sean unos pocos segundos cada vez, pero seguramente al final del día sean varios minutos.

Eso sí, las macros de Excel son una función específicamente pensada para usuarios habituales.

¿Para qué sirve una macro?

Imagina que eres el responsable de la contabilidad de un negocio y que controlas las facturas pagadas e impagadas a través de una hoja de Excel. En ese caso, seguramente tengas una columna en la que aparezca ese dato. Pues bien, puedes configurar una macro para que, automáticamente, mueva a otro archivo todas aquellas que ya han sido abonadas y que no te interesa que sigan estando en ese documento.

Por tanto, como ya hemos dicho, se trata de una herramienta especialmente útil a la hora de acometer tareas repetitivas y que te roban tiempo efectivo de trabajo.

Cómo grabar una macro en Excel paso a paso

Ahora sí, ha llegado el momento de explicarte cómo hacer macros en Excel de forma fácil y rápida. No te lo pierdas.

Activar la barra de herramientas Programador

La pestaña Programador no viene activada en Microsoft Excel por defecto. Por tanto, serás tú el que deba agregarla a la barra de herramientas. Para ello, abre el programa y sigue las siguientes instrucciones:

• Pulsa la pestaña Archivo.
• A continuación, presiona en Opciones y en Personalizar la cinta de opciones.
• Una vez dentro, haz clic en Pestañas principales.
• Activa la casilla Programador.

Esto no solo te permitirá grabar macros en Excel. También podrás ejecutarlas, crear formas y galerías de símbolos con Microsoft Visio o usar controles y comandos XML y ActiveX, entre otras muchas acciones.

Habilitar las macros desde Excel

El siguiente paso consiste en habilitar las macros en Excel para que puedas empezar a crearlas con total libertad. Tras realizar el paso anterior, haz esto:

• Dale a la pestaña Archivo y busca el menú Opciones, que se ubica abajo del todo.
• Pulsa sobre el botón Configuración del Centro de confianza.
• Busca en la parte izquierda de la pantalla el botón Configuración de macros y haz clic sobre él.
• Activa la casilla Habilitar todas las macros.

No te preocupes si te aparece un mensaje que dice que no es una acción recomendada o que podría ser potencialmente peligrosa. Mientras seas tú el que va a configurar sus propias macros, es decir, que no vas a descargarlas de internet, no tendrás ningún problema.

Crear la hoja de cálculo

Para ello, lo único que debes hacer es volver a pulsar en el botón Archivo y, posteriormente, en Nuevo. Esto generará una nueva hoja de cálculo de manera automática.

Abrir la grabadora de macros

Ahora, busca en la barra de herramientas de la parte superior de la interfaz de usuario el botón Vista. Haz clic sobre él y se abrirá un submenú con tres opciones. Pulsa sobre Grabar macro y asígnale un nombre que te permita reconocerla rápidamente en el futuro. Después, escribe el atajo de teclado (CTRL + letra, símbolo o número) y elige en qué libro de macros la quieres guardar. Por último, presiona en Aceptar.

Registra las acciones en tu hoja de cálculo

Cuando le des a Aceptar regresarás instantáneamente a la hoja de cálculo. En este momento debes seguir el patrón de clics y de pulsación de teclas que necesitas para realizar la tarea que quieres grabar.

Pausa la grabación

Una vez que termines, vuelve a pulsar en Vista y, justo después, en Detener grabación. Al hacerlo, la macro quedará registrada en el libro que le asignaste al comienzo del proceso.

Ejecutar macros grabadas

El último paso de todos es utilizar las macros que has guardado en Excel. Para ello, lo único que deberás hacer es seleccionar la celda o el conjunto de celdas que quieras y, posteriormente, presionar el atajo de teclado que estableciste. El conjunto de acciones grabadas se llevará a cabo de forma automática.

No cabe duda de que las macros en Excel son funciones de gran utilidad para todos aquellos que tienen que realizar tareas repetitivas con el programa por motivos de trabajo o estudio. Si eres uno de ellos, ya tienes toda la información necesaria para crearlas y utilizarlas como mejor te convenga. ¡Esperamos que esta guía te haya resultado útil!