Gestión del tiempo: 10 claves para aumentar tu productividad

24 horas pueden dar para mucho… o no. Todo depende, claro está, de la forma en la que gestionas tu tiempo. Si no lo haces bien, probablemente te sientas estresado y cansado. Incluso infeliz por no poder hacer todo lo que te gustaría. Por ello, aquí vamos a explicarte cuáles son las ventajas de administrar correctamente tu tiempo y te daremos algunos consejos prácticos para hacerlo. ¡Presta atención!

¿Qué es la gestión del tiempo y por qué es importante?

La gestión del tiempo o time management es un proceso mediante el cual planeas y controlas de forma consciente el tiempo del que dispones. De este modo, puedes invertir en cada tarea o actividad un número de horas concreto con el propósito de elevar tu eficiencia y productividad.

Así, no solo consigues un mayor rendimiento en actividades como el estudio, el trabajo o el ejercicio físico, sino que también ganas más tiempo disponible para tu vida personal.

Beneficios de la gestión del tiempo

Cuando aprendes a gestionar tu tiempo, disfrutas de una serie de beneficios incuestionables. A continuación detallamos algunos de los más importantes.

Serás más productivo y eficiente

Es decir, conseguirás más con menos esfuerzo. Serás capaz de concentrarte más fácilmente, realizarás las tareas con mayor rapidez y sentirás que has aprovechado el tiempo mucho mejor.

Alcanzarás tus objetivos antes

Todos necesitamos metas para motivarnos. Sin embargo, sin una adecuada gestión del tiempo, corres el riesgo de postergarlas indefinidamente.

Sufrirás menos estrés

La sensación de presión y agobio que conduce al estrés viene dada, generalmente, por una mala planificación del tiempo. Además, cuando este crece, la capacidad de tu mente para dispersarse también se incrementará. Un círculo vicioso que hará que tu rendimiento se vea reducido de forma notable en el ámbito académico o profesional.

Tomarás mejores decisiones

La única manera de acertar a la hora de tomar una decisión importante es barajar todas las opciones posibles y reflexionar acerca de los pros y los contras de cada una. Sin embargo, cuando sentimos que nos falta el tiempo, hacerlo es mucho más difícil, lo que conduce a errar con asiduidad.

Tendrás más confianza en ti mismo

Cuando veas que cumples los objetivos que te propones dentro de los plazos que te has marcado, el estrés desaparecerá y sentirás que puedes con todo.

Mejorarás tu reputación profesional

Gestionar de la mejor forma posible tu tiempo es la clave del éxito. Ninguna empresa quiere que pases 10 o 12 horas en la oficina frente a un ordenador si no consigues terminar los proyectos que te encomiendan en tiempo y forma.

Todos estos beneficios te conducirán a uno mayor. Hablamos, cómo no, de que mejorarás tu calidad de vida, y es que tendrás tiempo para todo. Tanto para dormir las 8 horas que tu cuerpo necesita como para pasar otras 8 horas estudiando o la oficina, así como hacer deporte y pasar tiempo de calidad con tu familia y tus amigos.

10 claves para optimizar y mejorar la gestión del tiempo

Ahora que ya sabes qué es la gestión del tiempo y cuáles son sus beneficios, puedes seguir estos 10 consejos para ponerla en práctica.

1. Fija tus objetivos

Para ello, lo mejor es que te sientes frente a tu ordenador y abras un documento en blanco. También puede valerte una libreta y un bolígrafo. Da igual. Lo importante es anotar, de forma clara, cuáles son los objetivos que quieres alcanzar y en qué plazo. ¡Recuerda ser realista!

2. Determina las prioridades

Cada objetivo requiere una cantidad de esfuerzo determinada y debe ser alcanzado en un tiempo concreto. Por eso, para que te dé tiempo a todo, debes ordenar la lista anterior en función de la prioridad que tiene cada elemento.

3. Establece una rutina

Según la prioridad y la complejidad de cada tarea u objetivo, deberás asignarle una determinada cantidad de tiempo cada día y ceñirte, dentro de lo posible, a lo marcado. La disciplina es fundamental en la gestión del tiempo.

4. Evita las distracciones

¿Te has parado a pensar en cuánto tiempo pierdes cada día mirando tus perfiles en redes sociales o viendo contenidos en televisión que no te aportan nada? No decimos que al gestionar tu tiempo tengas que renunciar al ocio, pero sí es aconsejable darle un espacio determinado dentro del día.

5. Se acabó eso de procrastinar

Como dice el refrán, no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy. Cualquier tarea que pueda hacerse en menos de 10 minutos, realízala inmediatamente.

6. Haz pausas entre tareas diferentes

No importa cuánto tiempo te haya ocupado una tarea. Siempre que termines una, tómate una pausa. Esto es básico para que tu cerebro desconecte y se reinicie para afrontar otra nueva.

7. No descuides tu salud

Bebe agua y detente para comer siempre que lo necesites. Dedica esas pausas, además, a moverte un poco. Pasar demasiado tiempo sentado en la silla puede perjudicarte a largo y corto plazo.

8. ¿No puedes hacer algo solo? ¡Pues pide ayuda!

No hay ningún problema en hacerlo. De hecho, es totalmente normal. A la hora de gestionar tu tiempo, tú también deberás dedicar parte de él a ayudar a quienes te rodean cuando te lo pidan. El trabajo en equipo es clave.

9. “No” es una palabra preciosa

¿Cómo vas a aceptar nuevas tareas si aún no has podido terminar las anteriores? Hacerlo solo repercutirá negativamente en la calidad de tu trabajo y te hará sentir peor. Así que aprende a decir que no.

10. Encuentra la herramienta adecuada para ti

Existen multitud de herramientas para ayudarte a gestionar tu tiempo de manera óptima, desde una sencilla libreta hasta una app en el teléfono móvil. La clave está en encontrar la que mejor se adapta a tus rutinas y tus necesidades para que sea verdaderamente útil y no una distracción más.

Herramientas de gestión del tiempo para ser más productivo en el trabajo

La tecnología ofrece un sinfín de posibilidades para que puedas gestionar tu tiempo. Uno de las aplicaciones más conocidas es Google Keep. Se trata de un sencillo gestor de notas al que puedes acceder desde tu teléfono móvil o el navegador de tu ordenador. Puedes incluir tareas, etiquetarlas y marcarlas como resueltas, apuntar ideas que te vengan a la cabeza, subir fotografías… Su funcionamiento es similar al de otras aplicaciones como Evernote o OneNote. De nuevo, la clave está en probar y elegir la que mejor se adapte a ti.

Google Calendar también es una aplicación muy útil, que te puede servir para planificar el trabajo o el estudio, organizar reuniones o comprobar de un vistazo qué horas tienes disponibles.

Por otra parte, si tienes la sensación de que se te escurre el tiempo pero no sabes cómo, RescueTime y SelfControl son apps que te aportan información sobre las páginas web en las que pasas más minutos. De este modo, puedes detectar si le estás dedicando más tiempo del necesario a alguna tarea que no es importante.

Más allá de la tecnología, existen técnicas que te ayudan a organizar mejor tu tiempo y rendir más. Por ejemplo, el método Pomodoro consiste en dedicarle a cada tarea tramos de 25 minutos de plena concentración con 5 minutos de descanso entre cada uno. Puedes llevarlo a la práctica con apps como Pomodoro Tomato Timer. Y el bullet journal es un tipo de agenda física en la que planificas las jornadas, semanas y meses con antelación, para que no se te pase nada por alto. Además, te permite darle rienda suelta a tu creatividad.

Puedes encontrar más herramientas y técnicas en la plataforma Santander Learning Room, donde hay disponibles multitud de audiolibros, ebooks y cursos para aprender a gestionar tu tiempo. Para consultarlos, solo tienes que estar registrado en Becas Santander.

Factores que consumen tiempo y que debes evitar

Puede que no seas consciente, pero hay muchos elementos a tu alrededor que te hacen perder el tiempo.

Email

El correo electrónico puede hacerte perder mucho tiempo de ocio y descanso. De hecho, si lo piensas, seguro que alguna vez has estado tranquilamente un sábado en el sofá y, de pronto, te ha llegado un mensaje de trabajo.

Al igual que cuando te encuentras trabajando debes cerrar tu cuenta de correo electrónico personal, mientras estás disfrutando de tu tiempo de ocio has de evitar acceder a la profesional. Cada una tiene su espacio y, si no las separas, acabarás perdiendo un tiempo muy valioso.

Teléfono

El teléfono móvil es aún más peligroso. De hecho, si lo piensas, seguro que lo utilizas de forma inconsciente cada vez que te tomas una pausa o te aburres. Por ello, mientras estás realizando otras tareas, contesta únicamente llamadas. Los mensajes de WhatsApp pueden esperar. Limita también el tiempo que pasas consultando tus redes sociales. Para ello, puedes activar una app que rastree el tiempo que pasas en ellas y fijarte unos límites.

En definitiva, gestionar tu tiempo te hará sentir que coges las riendas de tu vida y que puedes dedicarle el espacio que merece a cualquier tarea. Por ello, si te notas agobiado, cansado y estresado y necesitas aprovechar mejor los días, pon en práctica estos consejos. ¡Te sentirás mucho mejor!