Cómo crear tablas dinámicas en Excel

Excel, el editor de hojas de cálculo de Microsoft, es una de las herramientas ofimáticas más potentes del mercado. De hecho, cuenta con una inmensa variedad de funciones, entre ellas, la posibilidad de crear tablas dinámicas. En este post te contamos cómo puedes generarlas de manera sencilla y rápida.

Pero ¿sabes qué son las tablas dinámicas y para qué sirven?

¿Qué son las tablas dinámicas?

Una tabla dinámica de Excel es una herramienta gráfica para resumir, calcular y analizar la información almacenada en las filas y columnas de una hoja de cálculo, o de otra tabla o base de datos, de diferentes maneras. Esta es la razón por la que se llaman “dinámicas”.

Para qué sirven las tablas dinámicas

Al funcionar como resúmenes de datos, las tablas dinámicas te permiten acceder de forma sencilla a la información más importante y detectar posibles tendencias en un conjunto de datos. Resultan muy útiles cuando necesitas trabajar con columnas muy grandes y no quieres alterar el contenido.

De manera general, estas son las utilidades de las tablas dinámicas de Excel:

• Permiten visualizar los datos almacenados en la tabla dividiéndolos en categorías y subcategorías.
• Simplifican el proceso de consulta de grandes volúmenes de datos.
• Ayudan a profundizar en los detalles de la base de datos sin necesidad de invertir grandes cantidades de tiempo.
• Destacan resultados y expanden o contraen la información según el uso de los filtros que hagas.
• Admiten las fórmulas de Excel más usadas a la hora de realizar cálculos.
• Son capaces de ordenar y agrupar la información a partir de los criterios que aportes.
• Trasladan la información de las filas a las columnas y viceversa. Este es el motivo por el que, en inglés, se conocen como pivot tables, es decir, “tablas pivotantes”.

Por si fuese poco, las tablas dinámicas de Excel también son capaces de generar informes profesionales que podrás utilizar en una presentación académica o profesional.

Cómo crear una tabla dinámica paso a paso

Crear una tabla dinámica en Excel es mucho más fácil de lo que imaginas. De hecho, si tienes un dominio mínimo de este programa ofimático, podrás generarla sin problemas. ¡Vamos allá!

Seleccionar la información

Abre el archivo que contiene los datos y, a continuación, selecciona con el ratón aquellas celdas que quieres incorporar a la tabla dinámica. Ten mucho cuidado de no agregar filas o columnas vacías, ya que pueden generar errores más adelante. Además, solo puede haber un encabezado por fila.

Crear la tabla dinámica

Llegado a este punto, pulsa con el ratón en ‘Insertar’ y, después, en ‘Tabla dinámica’, tras lo que aparecerá una ventana emergente en el monitor. A través de ella podrás configurar todas las características y parámetros de tu tabla dinámica:

• Rango de filas y columnas que has seleccionado previamente.
• Posibilidad de agregar una fuente de datos externa.
• Lugar en el que quieres crear la tabla dinámica (un archivo nuevo o uno ya existente).
• Análisis de una o de varias tablas.

Si eres principiante, solo te aconsejamos tocar la opción referente al archivo en el que quieres crear la tabla dinámica. Cuando lo hagas, pulsa en ‘Aceptar’. Tras hacerlo, ya sea en la misma hoja de cálculo o en otra nueva, aparecerá creada en la pantalla.

Configurar los campos de la tabla

Ya has creado tu tabla dinámica en Excel. Sin embargo, como podrás apreciar, está vacía. Para completarla tendrás que utilizar el panel de campos que aparecerá justo al lado de ella. Ofrece las siguientes opciones.

Filas

Para que puedas organizar la información de la tabla por filas usando uno o varios elementos.

Columnas

Es similar a la anterior, solo que se refiere a la información que almacenarán las diferentes columnas.

Valores

Esta es, probablemente, la función más útil y compleja de las tablas dinámicas en Excel, ya que permite visualizar valores derivados de la realización de sumas y restas, así como máximos y mínimos. También permite contar valores y generar medias.

Filtros

Otra herramienta muy interesante que brinda la posibilidad de seleccionar determinados datos según los criterios que especifiques, por ejemplo, una fecha o un producto.

Ahora que ya sabes crear tus propias tablas dinámicas en Excel, es el momento de ponerse manos a la obra. ¿Te atreves? Como habrás imaginado, se trata de una herramienta muy útil en una gran variedad de ámbitos profesionales y académicos, con la que podrás ahorrar mucho tiempo y esfuerzo al realizar búsquedas y trabajar con datos.