Trámites necesarios para la Beca Erasmus+
Antes, durante y después de solicitar y recibir una beca Erasmus + deberás realizar una serie de trámites para hacer posible el intercambio y movilidad. Así, incluso una vez concedida la Beca Erasmus+ por tu universidad, deberás presentar otro tipo de documentación para poder culminar con éxito tu solicitud de intercambio.
Trámites antes del intercambio
Inscripción
El primer trámite será solicitar la inscripción en tu universidad de destino como estudiante Erasmus, enviándole el formulario de solicitud (application form) disponible en la web de tu universidad de origen, acompañado de la documentación requerida.
Cada institución establece su propia fecha límite de recepción de la documentación: visita su página web para conocer tanto los plazos como los requisitos que piden. Por ejemplo, es habitual que soliciten una prueba documental del conocimiento lingüístico (certificado de idiomas o acreditación de haber pasado la prueba de nivel) y también pueden demandar un certificado de notas (Transcript of Records).
Tarjeta sanitaria europea
Otro trámite a realizar antes de iniciar tu movilidad es solicitar la tarjeta sanitaria europea en la web de la Seguridad Social. Infórmate aquí de cómo obtenerla. También se recomienda contratar un seguro de viajes privado a mayores del seguro médico básico. En algunas movilidades también tendrás que tramitar un visado de estudiante, por ejemplo, si vas a estudiar a Turquía. Descubre los mejores países para realizar un Erasmus y algunas de las recomendaciones que te ayudarán a adaptarte a sus costumbres y condiciones de vida.
Acuerdo de estudios
Al mismo tiempo deberás elaborar tu acuerdo de estudios (Learning Agreement) en el que se detalla el programa de estudios que cursarás en la universidad de destino y las materias que se te reconocerán en tu universidad de origen a tu regreso. Para que sea válido, el Learning Agreement deberá estar firmado por el estudiante, el centro de origen y la institución de acogida. Infórmate sobre la oferta académica de tu facultad de destino para elegir asignaturas que sean convalidables a tu vuelta.
Convenio financiero
Tras entregar el Learning Agreement, recibirás en tu correo electrónico de estudiante el convenio financiero. Se trata de un contrato que recoge las garantías de tu movilidad y el importe de tu Beca Erasmus+. Tendrás que imprimirlo, rellenar los datos, firmarlo y entregar una copia en la oficina que tramite el programa Erasmus en tu universidad, siempre antes de incorporarte a tu centro de destino. Junto al convenio financiero recibirás como anexo la Carta del Estudiante Erasmus, en la que se recogen tus derechos y deberes básicos como estudiante Erasmus.
Matriculación
Asimismo deberás matricularte, en los plazos y formas habituales, en tu universidad de origen, abonando las tasas correspondientes, en aquellos estudios para los que has solicitado la movilidad.
Prueba de nivel
También antes de iniciar tu estancia Erasmus deberás realizar la prueba inicial de nivel del idioma en que vas a cursar tu intercambio a través de la plataforma online de la Comisión Europea. Tras hacerla, podrás solicitar el acceso a un curso online de ese idioma.
Trámites durante el intercambio
Confirmación de estancia
Una vez llegues a tu universidad de intercambio, el primer trámite que deberás hacer es solicitar en la oficina de estudiantes Erasmus la Confirmación de Estancia. En este impreso deberán constar las fechas exactas de tu movilidad: la fecha de llegada a tu universidad de acogida y la fecha de salida de dicha universidad. Deberás enviarlo a la oficina Erasmus de tu universidad, ya que sin este documento no podrás recibir ninguna beca o ayuda.
Acuerdo de estudios
Si una vez en tu destino necesitas hacer modificaciones en tu acuerdo de aprendizaje, deberás contactar con tu coordinador de estudios para confirmar si el cambio de asignaturas va a ser reconocido a tu vuelta. En todo caso, estos cambios deberás formalizarlos en el plazo de un mes a partir de tu llegada utilizando para ello la hoja de modificaciones del Learning Agreement (during Mobility). Si deseas ampliar la duración de tu intercambio, habrás de ponerte en contacto con el coordinador del centro de origen con, al menos, cuatro semanas de antelación a la finalización de la movilidad, y hacer la modificación oportuna en tu Learning Agreement.
Certificado de estancia y calificaciones
Antes de regresar a España, deberás solicitar en la oficina Erasmus de la universidad en que has cursado el intercambio el Certificado de Estancia (Certificate of Attendance) y el certificado oficial de tus calificaciones (Transcript of Records).
Trámites después del intercambio
Certificado de estancia y calificaciones
A tu vuelta a tu universidad de origen, tendrás que entregar el original del Certificado de Estancia en la oficina Erasmus, con las fechas de llegada y de salida de la institución de acogida, y debidamente firmado y sellado por dicha institución. Consulta cuál es el plazo para hacerlo en tu universidad. También tendrás que presentar en la misma oficina el certificado de calificaciones, con los créditos ECTS superados de las asignaturas estudiadas en destino con las notas correspondientes, o bien una copia del acuerdo de aprendizaje definitivo, firmado por las tres partes (estudiante y coordinadores de los centros de origen y de destino).
Prueba de nivel final
Asimismo, tendrás que realizar la prueba final de nivel del idioma de instrucción a través de la plataforma OLS. La realización de esta prueba online es requisito previo para poder percibir el último pago de la beca.
Informe de estancia
También tendrás que cumplimentar el informe de tu estancia, que es una encuesta sobre tu intercambio Erasmus que se cubre a través de la plataforma online de la Comisión Europea.
A primera vista pueden parecer muchos trámites, pero siguiendo paso a paso nuestra Guía Erasmus en Santander Smartbank la solicitud de una Beca Erasmus+ será un trámite sencillo y a tu alcance.